Es una de las dudas que más se repite y casi nadie la responde bien: para que un programa de facturación envíe tus registros a Hacienda, ¿hace falta que le entregues tu certificado digital?
La respuesta corta es no siempre, y la diferencia no es menor. Tu certificado electrónico tiene el mismo valor que tu firma manuscrita ante la Administración: sirve para presentar declaraciones, solicitar aplazamientos, consultar tus datos censales o acceder a tu buzón de notificaciones. No es una contraseña más.
Aquí te explicamos las tres vías que admite la AEAT, cómo comprobar cuál usa tu programa y —esto es lo importante— cómo verificarlo tú mismo en un registro público, sin fiarte de lo que diga la web del fabricante.
Por qué hace falta un certificado, sea de quien sea
En la modalidad VERI*FACTU tu programa envía cada registro de facturación a la Agencia Tributaria en el momento de emitir la factura. Ese envío se hace por un servicio web que exige identificación mediante certificado electrónico cualificado, emitido por un prestador de la lista de confianza de la Unión Europea conforme al Reglamento eIDAS.
Eso no se discute. Lo que sí varía —y mucho— es de quién es ese certificado.
Las tres vías que admite la AEAT
La propia Agencia Tributaria lo aclara en sus preguntas frecuentes sobre sistemas VERI*FACTU, respondiendo justo a esta duda:
Para el envío de los Registros de facturación se puede utilizar cualquiera de las vías actuales de identificación admitidas por la AEAT, incluyendo la representación, el apoderamiento y la colaboración social, haciendo uso de un certificado cualificado por parte del tercero que ostente la condición de representante, apoderado o colaborador social.
Agencia Tributaria, preguntas frecuentes sobre sistemas VERI*FACTU
Traducido: no es obligatorio que el envío se firme con tu certificado. Basta el del remitente autorizado. Estas son las tres formas de estarlo.
1. Tu propio certificado
El programa te pide que subas tu certificado, o que lo tengas instalado en el equipo, y envía en tu nombre con él.
Es la vía más común y la más incómoda. Si el programa es de escritorio y el certificado se queda en tu ordenador, el riesgo es bajo. Si el programa es en la nube, significa que tu firma electrónica acaba almacenada en el servidor de un tercero. Pregúntate si sabrías decir en qué servidor, con qué cifrado y quién tiene acceso.
Ojo con un caso particular: las integraciones de tienda online. Si conectas tu WooCommerce o PrestaShop para facturar automáticamente y la integración te pide instalar el certificado en la tienda, tu firma electrónica termina en el mismo sitio donde está tu web pública. Es el escenario que más conviene evitar.
2. Apoderamiento electrónico
Tú apoderas al proveedor en la Sede Electrónica de la AEAT para un trámite concreto. El apoderamiento queda registrado en la Administración y puedes revocarlo cuando quieras.
Es una vía sólida y trazable. Su pega es la fricción: hay que hacerlo con identificación electrónica, así que el usuario acaba necesitando su certificado o Cl@ve una vez, aunque después no lo use.
Si usas la aplicación gratuita de la AEAT, esta es la única vía para que un tercero facture por ti: se admiten los apoderamientos específicos IZ862 e IZ863, o el apoderamiento general de la Ley 58/2003. La colaboración social no sirve ahí.
3. Colaboración social
Es la vía menos conocida y la más cómoda para el usuario. La empresa de software firma un convenio de colaboración social con la Agencia Tributaria y, a partir de ahí, puede presentar en nombre de terceros con su propio certificado.
Existe un tipo de convenio creado específicamente para esto: el Tipo 17, «Empresas suministradoras de software», que cubre expresamente «el envío de los ficheros que contienen registros de facturación». No es una interpretación forzada: es el convenio que la AEAT diseñó para este caso.
Para ti, la diferencia práctica es que tu certificado no sale de tu poder. No lo subes a ningún sitio, no lo instalas en la tienda online, no dependes de que caduque.
Cómo comprobar si tu programa es colaborador social
Aquí está lo que casi nadie cuenta: la AEAT publica la lista, y es consultable por cualquiera sin identificarse.
En la Sede Electrónica, dentro de «Colaborar con la Agencia Tributaria», hay una Relación de entidades con acuerdo organizada primero por tipo de convenio y después por comunidad autónoma. Entras en el Tipo 17, eliges la comunidad donde tenga su sede el fabricante y buscas su razón social.
Dos advertencias sobre ese listado, porque las dos importan:
- Se publica la razón social y el domicilio, no el NIF. Así que busca el nombre de la sociedad, no el nombre comercial del programa. Muchos productos se llaman distinto que la empresa que los hace: lo encontrarás en su declaración responsable o en su aviso legal.
- La sede es la de la empresa, no la tuya. Si el fabricante está en Oviedo, mira en Asturias aunque tú factures desde Sevilla.
El matiz que hay que entender: ese registro no acredita cumplir VERI*FACTU
Es la confusión más peligrosa de todo este asunto, y conviene decirla con todas las letras.
Estar en el listado de colaboradores sociales acredita que la empresa puede presentar en nombre de terceros. No acredita que su software cumpla el Reglamento de sistemas informáticos de facturación. Son dos cosas completamente distintas, y ver el nombre de un programa en esa lista no te dice nada sobre su calidad técnica ni sobre su cumplimiento.
Y en territorio común no existe ningún registro de software homologado
Esto también hay que decirlo claro, porque hay mucha publicidad engañosa. La Agencia Tributaria lo afirma expresamente en sus preguntas frecuentes sobre certificación: no está previsto en la norma ningún registro previo del producto ni por parte del productor, ni del comercializador, ni del usuario.
Dicho de otro modo: si un programa se anuncia como «homologado por Hacienda» o «certificado por la AEAT», está diciendo algo que no existe. No hay homologación, no hay certificación oficial y no hay lista de software aprobado.
Lo único que existe es la declaración responsable del fabricante: un documento que la empresa firma bajo su propia responsabilidad, que no se presenta a la AEAT, y que debe estar visible en el propio sistema y a tu disposición en el momento de la compra. Es una autocertificación. Que exista y esté publicada es el mínimo exigible; que sea cierta la responde el fabricante ante la ley.
La excepción es el País Vasco. Allí sí hay registro de software garante TicketBAI, con expediente, memoria técnica y código de licencia. Lo contamos en detalle en nuestra página sobre TicketBAI.
Lo que tu proveedor tiene que hacerte firmar, aunque sea colaborador social
El convenio no basta por sí solo, y este es el punto donde un proveedor puede incumplir siendo colaborador social legítimo.
La Resolución de la Dirección General de la AEAT de 18 de diciembre de 2024 obliga al colaborador a recabar de cada cliente un modelo normalizado de representación —el Anexo I, o el Anexo III en el caso de empresas suministradoras de software—, conservarlo y aportarlo cuando se lo requieran. No se presenta a la Administración, pero tiene que existir.
Y la AEAT cierra expresamente el atajo obvio:
No se admitirán modalidades de aceptación de condiciones del servicio.
Resolución de la Dirección General de la AEAT de 18 de diciembre de 2024
Es decir: marcar una casilla de «acepto los términos» al darte de alta no vale como otorgamiento de representación. Sí vale un flujo digital —un formulario específico, un paso al activar VERI*FACTU— siempre que materialice un otorgamiento real y trazable, con firma manuscrita escaneada con copia del DNI o con firma electrónica.
Si tu proveedor dice ser colaborador social pero en ningún momento te ha hecho firmar nada parecido a un documento de representación, hay algo que no encaja. Y el problema no sería suyo solamente: los registros que se están enviando son de tu facturación.
Cuatro preguntas para hacerle a tu proveedor
- ¿Con qué certificado se envían mis registros: con el mío o con el vuestro? Si es el tuyo, pregunta dónde se almacena y quién puede acceder.
- ¿Con qué razón social estáis en el listado de colaboradores sociales? Si dicen serlo, tienen que poder darte el nombre exacto para que lo compruebes tú.
- ¿Qué documento de representación firmo yo, y puedo descargarlo? Un colaborador social legítimo debe poder enseñarte el modelo sin fricción.
- ¿Dónde está publicada vuestra declaración responsable y qué versión del software declara? Debe estar accesible y con la versión identificada, no con una fórmula genérica.
Ninguna de las cuatro es una pregunta agresiva. Son las que responde sin esfuerzo un proveedor que tiene el asunto resuelto, y las que incomodan a uno que no.
En resumen
| Vía | ¿Cedes tu certificado? | ¿Comprobable por ti? |
|---|---|---|
| Tu propio certificado | Sí | — |
| Apoderamiento electrónico | No | Sí, en tu Sede Electrónica |
| Colaboración social (Tipo 17) | No | Sí, en el listado público de la AEAT |
Que un programa use tu certificado no lo convierte en malo: es la vía más habitual del mercado y es perfectamente legal. Pero si tienes dos opciones parecidas en precio y prestaciones, y una de ellas no necesita que le entregues tu firma electrónica, esa diferencia vale más de lo que parece.
Y si alguna te dice que está «homologada por Hacienda», ya sabes lo que vale esa frase.
Si estás eligiendo programa ahora, en programas compatibles con Verifactu tienes el listado con precios verificados, y en qué es Verifactu, el funcionamiento completo del sistema.