La pregunta llega siempre igual: «he emitido una factura con un error y ya se ha enviado, ¿cómo la borro?». La respuesta corta es que no se borra. La AEAT es tajante: no hay acciones permitidas sobre los registros de facturación una vez producidos de forma definitiva.
Eso no significa que no se pueda corregir. Significa que se corrige añadiendo, nunca quitando, porque la integridad de la cadena depende de que no falte ningún eslabón.
Tres mecanismos, tres situaciones
| Qué ha pasado | Qué se usa |
|---|---|
| La factura no procedía: no debió emitirse | Registro de facturación de anulación |
| La factura era correcta emitirla, pero hay que rectificarla (importe, datos, devolución, descuento) | Factura rectificativa |
| La factura está bien; el error está solo en el registro enviado | Registro de alta de subsanación |
El registro de anulación
Es un registro nuevo, encadenado como cualquier otro, que declara que aquella factura queda anulada. Lleva tu NIF y nombre, quién lo genera, el número y la serie de la factura anulada, su fecha de expedición, el encadenamiento con el registro anterior, el código del programa y de su fabricante, y la fecha con hora, minuto y segundo.
Dos consecuencias prácticas que conviene interiorizar:
- El registro erróneo se conserva. Los dos, el de alta y el de anulación, deben aparecer en los listados.
- El número de la factura anulada no se reutiliza. Se mantiene ocupado en la serie. Ese hueco es normal y no hay que taparlo.
La rectificativa: por sustitución o por diferencias
Cuando el Reglamento de Facturación exige rectificar, hay dos formas y tu programa te pedirá que elijas:
- Por sustitución. Se informan los importes correctos completos, más dos campos específicos con la base y la cuota que se rectifican.
- Por diferencias. Se informa solo el importe de la rectificación, y esos dos campos no se rellenan.
Ninguna de las dos es «la buena»: depende de cómo lo lleve tu contabilidad. Lo importante es no mezclar criterios dentro del mismo ejercicio.
La subsanación, la que casi nadie conoce
Es el caso más habitual y el que más gente resuelve mal. Si la factura que tiene tu cliente es correcta y el fallo está únicamente en el registro que se envió, no hay que rectificar la factura: se genera un registro de alta de subsanación. Rectificar una factura que estaba bien te obliga a explicarle al cliente un documento que no necesitaba.
Por qué esto cambia hábitos de trabajo
Aquí es donde Verifactu se nota de verdad. Si tenías la costumbre de emitir, mirar, corregir y volver a imprimir antes de entregar, eso deja de funcionar: en cuanto el registro se produce, ya existe. Merece la pena reordenar el proceso para revisar antes de emitir, no después.
Y afecta a otra costumbre muy extendida: la factura emitida desde un albarán deja de ser modificable una vez enviada. Lo contamos con más detalle en la ficha de FactuSOL, donde esta rigidez es especialmente visible.
Preguntas frecuentes
¿Puedo borrar un registro de facturación?
No. La AEAT indica que no hay acciones permitidas sobre los registros una vez producidos de forma definitiva. Se corrige generando un registro de anulación, una factura rectificativa o un registro de subsanación, según el caso, y el original permanece.
Si anulo una factura, ¿puedo reutilizar su número?
No: el número se mantiene en la serie. La factura que la sustituya, si procede, debe llevar un número o una fecha de expedición diferentes.
Me he equivocado al teclear un dato pero la factura impresa está bien. ¿Rectifico?
Probablemente no. Si el error está solo en el registro y no en la factura, lo que corresponde es un registro de alta de subsanación. Consúltalo con tu asesor antes de emitir una rectificativa que tu cliente no necesita.
Verificado en el art. 11 del RD 1007/2023 y en las preguntas frecuentes de la sede electrónica de la AEAT sobre registros de alta, anulación y procedimientos. Contenido divulgativo; no es asesoramiento fiscal.